マナー・豆知識

お花見の幹事を頼まれた!?お仕事マニュアルで段取り良く進めよう

春一番が吹くと桜の開花が話題となってきますね。身近な人達のあいだで「お花見をしよう!」という声が出ている人もいるのでは?

しかし、ひとたびお花見の幹事を任されたら当日までは大忙し。この記事では幹事の仕事を順番にお伝えしていきます。初めて幹事を任された人も、いつも段取りが悪いなぁと感じている人も、このマニュアルで流れを確認してみてくださいね。

幹事になったら早めにやりたいこと

幹事をやることが決まったら、とにかく早めに進めた方が良いことを挙げていきましょう。

日時と参加人数の調整をしよう!

なんといっても、日程と人数の調整は早めに行いましょう。特に人数が多いときは事前に準備する内容も変わってきます。

桜の開花はなかなか予想できませんが、できれば1ヶ月前には日程を決めておきたいものです。

株式会社ウェザーマップが開花予想を公開しています。参考にしてみてくださいね。

アナログな方法ですが、会社内であれば回覧を回して出欠を確認するという方法もあります。候補日をいくつか挙げておけば、日程と人数を同時に調整することもできますよ。確実に回答をもらうために〆切日を設けておきましょう。

参加人数調整に便利なアプリもありますから、メンバーに合わせて活用してみてくださいね。

場所を決めよう!

お花見の場所も幹事が頭を悩ませることのひとつです。毎年開催であれば、前回の幹事に候補を聞いてみても良いですね。インターネットで情報を収集するのも良いですが、トイレの場所やアクセス、桜がきれいに見えそうか、など必ず自分の目で下見をしておきましょう。

また、誰しもが良い場所を取りたいと考えているものです。当日の場所取りの激戦具合についても情報収集は必須です。

 

食べ物の手配をしよう!

少人数であれば、各自が1〜2品ずつ持ち寄るということもできますが、大人数でオードブルやピザなどを頼む場合には、幹事のほうで早めに予約をしておきましょう。飲み物や、おつまみなどは、参加者の中から担当を決めて買ってきてもらっても良いでしょう。

 

会費を決めて集めよう!

会費については、お酒をたくさん飲むかどうかや、景品が必要なゲームを行うのかでも変わります。

メンバーの傾向から、一人あたりの食事代、飲み物代、つまみ・お菓子代、必要なら景品代を想定します。さらに、ビニールシートなど消耗品代がかかることも忘れずに組み込んで、一人あたりの会費を算出しましょう。少しだけ余裕をもって設定しておくと安心ですが、あまり高額でも参加者の負担になります。

優先するポイントを見極めて金額を設定しましょう。

人数が多い場合は準備で動く金額が多くなります。事前に会費を集めて、万が一余るようであれば、あとで精算をするほうがスムーズかもしれませんね。

また、春は体調を崩す人も多い時期です。止むを得ない事情で急に参加ができなくなる人もいます。特に前日や当日のキャンセルの場合、会費を返金するかどうかをあらかじめ伝えておくと安心です。

 

開催日までもうすぐ!参加者に伝えておきたいこと

開催日が迫ってきたら、改めてアナウンスしておくと安心です。

決定していることを まとめて伝えよう

直前になると「場所はどこだっけ?」「何時からだっけ?」などと意外と問い合わせがくるものです。場所や時間、だいたいの人数、幹事の連絡先と、天候が悪いときの対応、当日のキャンセルについてなど、決定していることをまとめて伝えましょう。

口で伝えるだけではなく、できればチラシや、メール、SNSなど、参加者があとで確認できる形が良いのではないでしょうか。

寒さ対策をしてきてもらおう

日程によっては、まだまだ肌寒い時期に行う可能性もあります。参加者には、体温調整ができる服装など、寒さ対策をお願いしましょう。

 

「飲むなら乗らない」を厳守!

飲酒運転は大きな事故につながり、自分の命ばかりか、だれかの命を奪ってしまうこともあります。お酒を飲む人は公共交通機関で参加するように伝えておきましょう。飲酒した際は自転車に乗ることも交通ルールに反します。飲むなら乗らないを徹底しましょう。

 

忘れないで!当日の持ち物リスト

屋外で行うお花見で最低限必要なものは次のグッズです。お花見の場所や参加人数、料理をイメージしながら、それぞれの量を増やしたり、必要な品物を追加したりしましょう。

幹事ひとりでは運べないときは、参加者で分担をしておきましょうね。

  • ビニールシート
    おおよそ12〜15人程度であれば、もっとも一般的なブルーシート(3.6✕5.4m:12畳程度)で良いでしょう。人数に合わせたブルーシートを使って、他の花見客とも譲り合えるようにしたいですね。
  • ダンボールやアルミシート
    ビニールシートだけだと、痛かったり冷たかったりするため、重ねて敷きましょう。
  • プラスチックコップ
    紙コップでも良いですが、プラスチックのほうが丈夫です。
  • 紙皿と割り箸
    少し余裕をもって用意しましょう。
  • ティッシュとウェットティッシュ
    両方とも何かと便利です。
  • 古タオルやぞうきん
    ペットボトルが倒れたときなどに、何枚かあると便利です。
  • ゴミ袋
    後片付けで必須です。45Lのものを用意しましょう。

 

当日は基本の進行表があれば大丈夫

 

さまざまなタイプのお花見がありますが、おおまかな流れは同じでしょう。

1.司会からあいさつ
2.乾杯
3.食事と歓談
4.ゲーム
5.食事と歓談
6.〆のあいさつ と 片付けのお願い
7.解散のアナウンス

この流れを基本にしながら、必要なことを加えていけば大丈夫。

職場のお花見であれば上司に乾杯をお願いしたり、送別会や歓迎会を兼ねているときは、食事と歓談の合間に挨拶をしてもらったりしてみては。

お花見を盛り上げる シンプルなゲームがおすすめ

気心の知れた仲間たちとであれば、いくらでも過ごしていられるもの。でも、子どもたちが参加していたり、初めての人ばかりだったりすると、間が持たないということもあります。とはいえ、あまりアイデアが浮かばないという人には、ビンゴ大会がおすすめ。

ビンゴは定番中の定番ですが、とにかくシンプルな手順で練習は必要なく、子どもから大人までワクワク楽しめるゲームです。

ただし、ビンゴゲームを行うのであれば会費の検討も必要です。また、シンプルなゲームなだけにゲームの盛り上げ方や、どんな景品を採用するかどうかについては、幹事の腕の見せどころですよ。

 

主に結婚式の二次会向けの景品を扱っている2次会のは、ビンゴゲームの景品を揃えるのにもピッタリ!予算さえあれば、高額商品の景品も…。また、お花見でもできそうなゲームが動画で紹介されています。大人も子どももムキになってしまうかも!?

 

ゴーパーティは、ゲームの盛り上げに使えるクラッカーやくす玉の種類が豊富です。お花見のシーズンは、進学や入社など、嬉しいことが多い時期。メンバーに対象の人がいれば、サプライズに使っても良いですね。ただし、音が出るクラッカーは混雑した場所では周りからの苦情が出ることあります。注意して選んでくださいね!


いよいよお開き 片付けまでしっかりと!

お花見を楽しんだ後はしっかりと後片付けをして帰りましょう。幹事だけで行っても良いですが、少し早めに声をかけて全員で片付ければあっという間に終わります。

出たゴミは、お花見会場のルールにそって捨てるか、持ち帰りましょう。もちろん、仕分けが必要な場合は、キチンと行うことが大切です。

きれいに使って、次の機会も楽しく過ごせるようにしたいですよね。

まとめ

お花見の幹事は、準備段階から当日まで大忙しです。でも、やりきったあとには達成感もありますよ。

きっと、お花見の進行中はゆっくり見れない桜。無事に終わったあとは、少し桜を眺めて余韻にひたってみてはどうでしょうか。

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当FPコラムサイト、店長のゆきです。ファイナンシャルプランナーの資格を活かして、カフェにいらっしゃったお客様の悩みや質問にお答えしています。
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