仕事・働き方

web会議で名刺交換をする方法とは?おすすめオンライン名刺交換ツール3選を紹介

web会議で名刺交換をするには?
Aさん
Aさん
今度、取引先の新しい担当者さんとweb会議をするけれども、名刺交換はどうすればいいの?
Bさん
Bさん
オンラインでの名刺交換には色々あるけどどれがおすすめかしら?

近年ビジネスシーンでの利用が増加傾向にある「オンライン名刺」

新型コロナウイルスの影響でweb会議が一般的となり、オンラインの名刺の活用はさらにスタンダードなものになりつつあります。

しかし、新しいビジネスツールにまだなじめない、使ってみたいけどスマートな対応方法がわからないと戸惑っている方も多いのではないでしょうか。

web会議での名刺交換は、便利なツールやサービスを使いこなすのがコツです。

そこでこの記事では、web会議での名刺交換の方法や便利なオンライン名刺作成ツールをわかりやすくご紹介したいと思います。

名刺交換は対面でしかしたことがない、デジタルなサービスは少し苦手という方もこの記事を読めば大丈夫です。

ぜひ最後まで読み、web会議やオンライン商談などでスムーズに名刺交換する方法をマスターしてくださいね。

  • web会議で名刺交換をする方法
  • web会議で便利なオンライン名刺を作成できるおすすめツール
FP店長@ゆき
FP店長@ゆき
web会議の名刺交換をうまく活用することで、慣れないオンラインでのビジネスシーンを一気になごやかなムードにできることもできますよ

web会議の名刺交換方法をチェックして、今後の仕事に取り入れましょう!

web会議で名刺交換をする方法とは?

web会議で名刺交換をする方法とは?
紙の名刺をやりとりできないweb会議では、どのように名刺交換すればいいのでしょうか。

名刺交換できない代わりにと、その場で一人ずつ自己紹介していては時間もかかり、肝心の本題になかなか入れませんよね。

そこで便利なのが次のような名刺交換の方法です。

今後はテレワークやオンラインを活用した働き方は一般的になると予想され、やり方をマスターしておいて損はありません。

それぞれの方法を詳しくみていきましょう。

1.QRコードで名刺交換

オンライン名刺作成アプリで、自分の名刺の写真を撮影しアプリ内で保存。

そのURLをQRコード化して相手に読み取ってもらう方法です。

たとえば名刺管理アプリEightでは、自分の名刺データをアプリに登録するとQRコードが自動生成されます。

【Eight】名刺のQRコード化
  1. PC版Eightにログインし「オンライン名刺交換」をクリック
  2. 「QRコードをダウンロード」をクリック

画像をみながら1つずつ見ていきましょう。

1.PC版Eightにログインし「オンライン名刺交換」をクリック
自分のQRコードを発行する
出典:QRコードでオンライン名刺交換をする – Eight ヘルプ

2.「QRコードをダウンロード」をクリック
自分のQRコードを発行する
出典:QRコードでオンライン名刺交換をする – Eight ヘルプ

たった2ステップで名刺データのQRコードをダウンロードできました。

このように名刺管理アプリを使うとQRコードでの名刺交換は簡単にできます。

2.名刺のデータをメールで送信

名刺の内容をデータ化し、メールで送信するという方法もあります。

メールの本文にオンライン名刺のURLを追加しておけば、web会議の前に確認しておいてもらうことも可能です。

メールだけでなく、会議の相手によってはLINEなどのチャットツールを活用してもいいでしょう。

メールで送信しておくと、web会議の前にあらかじめ相手の確認できるというメリットがあり、スムーズに始められます。

3.自分の連絡先情報を入れたweb会議用の背景をつくる

オンラインバーチャル背景を作成する
出典:オンライン商談用バーチャル背景を作成する – Eight ヘルプ
Zoomなどweb会議ツールのバーチャル背景機能を使い、背景にQRコードを埋め込むという方法もあります。

名刺を受け取る側も画面上のQRコードを読み込むだけで、非常に簡単です。

また名刺を渡す側も専用の背景さえ用意しておけば、前もって準備をする必要もありません。

背景にQRコードを埋めこむのも、先ほどと同じように【Eight】のようなオンライン名刺作成アプリを使えば簡単に作れます。

【Eight】QRコード背景画像の作成
  1. PC版Eightにログインし「オンライン名刺交換」をクリック
  2. オンライン商談用バーチャル背景を選び[ダウンロード]をクリック
  3. QRコード付きの画像ファイルが(Png形式)自動的にダウンロード
  4. オンラインミーティングツールのバーチャル背景として設定

名刺風など遊び心のあるものもあり、web会議の相手に合わせていくつか背景を用意しておくのも楽しいかもしれませんね。

また画像編集ができる人は、名刺データのQRコードを埋め込んだオリジナル背景画像を作るのもいいでしょう。

自分で作成する場合、イラストレーターなど画像編集ソフトを使うのもいいですが、canvaやロゴマーケットが提供している無料画像作成ツールなどを利用するのもいいでしょう。

オリジナルの画像にQRコードを添付するときは、QRコードと自分の顔が被ることがないよう気を付けます。

【Eight】で作成したQRコード付き背景画像のように左端にQRコードを置くと被らずにすみそうです。

web会議の名刺交換に活用!オンライン名刺作成ツール3選

web会議の名刺交換に活用!オンライン名刺作成ツール3選
web会議の名刺交換は「オンライン名刺」が便利。

オンライン名刺とはこれまでの紙の名刺と同じように社名や肩書き、氏名といった情報がデータ化されたものです。

管理もしやすく、これからのビジネスシーンではスタンダードとなることが予想されます。

そこで、オンライン名刺作成ツールのおすすめを3つご紹介します。

いずれも多くのビジネスパーソンに愛用され、使いやすいツールばかりです。

自分のビジネススタイルにフィットするツールを選び、使いこなしてくださいね。それではみていきましょう。

Eight

『Eight』は高いシェアを誇る個人向けの名刺管理アプリです。

交換した名刺を撮影してデータ化し、かんたんに管理できます。基本的に無料で使えるのもうれしいですね。

法人向けに有料プランも用意されています。

Eightでは

  • 名刺データのQRコード自動生成
  • QRコードの入ったバーチャル背景の作成

ができます。

Eightはスマホだけでなくパソコンからもアクセスでき、フィード機能を使ってまるでSNSのようにつながれます。

異動や昇進など名刺の情報が変わると通知が届き、その後の関係を築きやすいのもメリットです。

Sansan

『Sansan』は法人向け名刺管理サービスとしてトップシェアを誇り、多くの企業で導入されています。

もちろんスマホアプリでの利用も可能です。

Sansanでは同じユーザー同士なら、名刺のURLを伝える・共有するだけで名刺交換でき、自動的にSansanに登録。

相手がユーザーでない場合も、送ったQRコードから名刺を撮影し画像を送り返してもらうことで名刺交換が成立します。

また、Sansanは名刺をスキャンするだけで誰と名刺交換したのか簡単に把握できます。人脈が簡単にデータベース化され、顧客管理にも役立つサービスです。

mybridge

『mybridge』はLINEが提供する名刺管理アプリ。無料で利用でき、じわじわとシェア率を伸ばしています。

LINEのトーク機能を使って簡単にオンライン名刺を交換でき、あらかじめメールで送付しておくことも可能。

QRコードを埋め込んだバーチャル背景の作成も可能で、オンラインでの名刺交換の手軽さにおいて非常に優れたサービスです。

また、便利なのがスマホ着信時に名刺情報を表示してくれるサービス。

電話がかかってくると相手の名前や社名・肩書きなどが表示され、スマホの電話帳にわざわざ登録する必要がありません。

共有機能を使えば、名刺のデータを社内で共同管理でき、法人での利用にも適しています。

web会議で名刺交換をする機会が増えている理由

web会議で名刺交換をする機会が増えている理由
ビジネスの場ではオンライン化がすすみ、web会議で名刺交換をする機会は増加傾向にあります。

さらに、新型コロナウイルスの感染症対策にともない「新しい生活様式」が政府より提案。

その中にある「働き方の新しいスタイル」という項目には「会議や名刺交換はオンラインでおこなう」との文言があり、より一層オンライン化は加速されるようになりました。

さらにテレワーク・リモートワークといった働き方も進むことが予想され、web会議で名刺交換をする機会はますます増えていくと考えられます。

以前はオンラインでのコミュニケーションは失礼にあたると考えられれるケースも多く、対面で会うことが優先されていました。

しかし政府がビジネスのオンライン化を主導していることもあり、今後は企業や個人でもweb上での会議や商談が一般的に。

それにともない名刺交換もオンラインでおこなわれるのが当たり前となっていくでしょう。

まとめ:web会議ではオンライン名刺交換でスマートに自己紹介しよう

web会議で名刺交換をする機会が増えている理由
web会議ではツールを活用したオンライン名刺交換がスマートかつ好印象です。

今回ご紹介した方法やツールを使えば、慣れないオンラインの場でもとまどうことなくサッと名刺交換できます。

また、口頭での自己紹介と違い、正確に情報を伝えられるのもメリットです。

また、web会議においても普段と同じように名刺交換は重要なファクター。

とくにオンライン上のコミュニケーションにまだ慣れない場合、名刺交換の時間を活用して気持ちを落ち着かせたいですね。

まとめ
  • web会議ではQRコードやメール、バーチャル背景を活用して名刺交換する
  • web会議で使う名刺はオンライン名刺作成ツールを活用すると便利
  • 今後はオンライン名刺交換が一般的になる時代がやってくる

名刺の情報を管理し、マーケティングや営業に活用する企業も増えています。

ご紹介したツールを使えば名刺情報を一括でデータ管理でき、ビジネスチャンスをより増やすきっかけにもなりますね。

今後はweb上での会議や商談は一般的となり、テレワークやリモートワークといった働き方もめずらしくなくなるはず。

まずはツールを活用し、スムーズに名刺交換できるようになることからスタートしましょう!

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当FPコラムサイト、店長のゆきです。ファイナンシャルプランナーの資格を活かして、カフェにいらっしゃったお客様の悩みや質問にお答えしています。
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