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web会議のマナー6選!デキル大人になるためミーティング前に確認しよう

web会議のマナー6選
会社員Aさん
会社員Aさん
最近うちの会社でもweb会議が増えてきたねー。
会社員Bさん
会社員Bさん
web会議って、対面で行う会議とは違った難しさもあるよね。

新型コロナウイルスによる感染拡大防止のため、最近では多くの会社でweb会議が導入されています。

web会議は場所を選ばずでき、移動時間を削減できるなど多くのメリットがあります。

しかしながら対面での会議にはないマナーがあるので注意が必要です。

マナーをおろそかにしていると、せっかくの商談も失敗してしまう恐れがあります。

そこで今回は、web会議のマナーについて解説します。

この記事を読めば、いざweb会議に参加することになっても、相手に失礼なく円滑なコミュニケーションをとることができます。

それでは最後までお読みください。
では1つずつ説明していきましょう。

  • web会議のマナー6選
  • web会議の失敗事例
FP店長@ゆき
FP店長@ゆき
web会議のマナーを身に着ければ、仕事をよりスムーズに進められますよ

web会議のマナーを身に付けて、デキル大人になりましょう!

web会議のマナー6選!ミーティング前に確認しておこう

web会議のマナー6選!ミーティング前に確認しておこう
web会議には、今までの会議とは違うルールやマナーがあります。

ここでは、その中からとくに気を付けたい6つのマナーを紹介します。

  1. 事前にネット接続・デバイスの確認
  2. 静かな場所で参加
  3. カメラはON!目線はまっすぐ
  4. 会議に使う資料は事前に共有
  5. 自分が発言するとき以外はミュート機能
  6. 名乗ってから発言する

これらのマナーをweb会議前に確認して、参加者に不快な思いをさせないようにしましょう。

web会議マナー1:事前にネット接続・デバイスの確認

web会議を行う前に、ネット接続が問題なく行えるか確認しましょう。

web会議はインターネット環境に左右されるため、ネット接続が問題なく行えないと成り立ちません。

  • マイク
  • カメラ
  • スピーカー

などweb会議に用いるデバイスが問題なく使えるかについても、web会議の前に確認します。

ネット接続やデバイスに異常があると、会議中に接続が切れたり音声が途切れたりする恐れがあります。

それは、会議の途中に退出するのと同じくらい失礼なことなので気を付けましょう。

web会議マナー2:静かな場所で参加

web会議は静かな場所で参加しましょう。

静かではない場所で参加すると、周りの音によってweb会議の進行を妨げる恐れがありますし、周りの迷惑にもなります。

また自宅以外の場所で参加するときは、競合他社を含む第三者に聞かれる恐れのない場所で行います。

web会議は、相手に自分の意見が伝わるよう無意識に声が大きくなりがちです。

そのため、おおやけにしてはいけない情報を周りに聞かれてしまう恐れがあります。

自宅以外の場所ですと、自家用車が静かでおすすめです。

web会議マナー3:カメラはON!目線はまっすぐ

web会議中は、カメラはONにしましょう。

画面に自分の顔を映すことで相手との距離を近づけられます。

また、相手を見る目線はまっすぐにすることを心がけます。

相手はあなたの目線が気になるものです。

目線がまっすぐでないと、相手から「集中していないのかな?」、「落ち着きがないな」と誤解されてしまいます。

目線をまっすぐにするため、カメラの高さを事前に調整しておきましょう。

さらに自宅でweb会議に参加する場合、カメラの背後に自宅の様子が出てしまうことも。

生活感が背景に映し出されると、参加者の集中力が途切れてしまう恐れがあります。

web会議ツールには、背景を選択できるものがあります。

カメラの向こう側に自宅の様子が映し出されないよう、事前に背景を選択しておきましょう。

web会議ツールとしてよく使われる、Zoomでのバーチャル背景の設定については、以下の記事に詳しく書かれていますのでぜひご覧ください。

zoomの顔出しは必須?
Zoom顔出しはしたほうが良い?マナーや美肌効果機能の使い方も合わせてチェックZoomの顔出しについて知りたいですか?本記事ではZoomの顔出しの有無や便利な設定について解説します。Zoomを使った会議をする予定のある方は必見です。...

web会議マナー4:会議に使う資料は事前に共有

web会議で使う資料は事前に共有します。

事前に共有することで、目的や議題を確認してもらい、効率よくweb会議を進行できます。

資料を事前にメールで送る時には、事前に目を通してほしい資料なのか、参考資料なのか明確にして送りましょう。

また画面共有によって、その場で資料を共有することも可能です。

しかし、見せたい資料ではなくデスクトップをそのまま映してしまうなどのミスもありますので、共有したい資料はすぐに出せるよう準備してから会議に参加しましょう。

web会議マナー5:自分が発言するとき以外はミュート機能

自分が発言する時以外は、ミュート機能を使うようにします。

くしゃみや家族との会話、携帯端末の着信音など、雑音によってweb会議の進行を妨げられる恐れがあるからです。

また、web会議ではコンマ何秒のタイムラグが発生します。そのため、相手と発言がかぶることが少なくありません。

相手と発言が被ることも、web会議の進行を妨げる原因となります。

そのため、間を気持ち長めにとりましょう。同時に話し始めたら相手に発言を譲ることも忘れずに。

web会議マナー6:名乗ってから発言する

複数の参加者がいるweb会議では、誰が何を話しているのか分からなくなることもしばしば。

とくに初対面の人を交えてのweb会議では、名乗らないと参加者は「この人誰だっけ?」と発言者の所在が気になり、発言内容を聞いてもらえないこともあります。

複数人のweb会議で発言するときは、まず自分の名前を名乗ってから発言するよう意識しましょう。

初対面の人とweb会議で名刺交換をする方法については以下の記事をご覧ください。

web会議で名刺交換をするには?
web会議で名刺交換をする方法とは?おすすめオンライン名刺交換ツール3選を紹介web会議での名刺交換方法について知りたいですか?本記事では、web会議での名刺交換の方法から便利なオンライン名刺作成ツールまで解説します。web会議での商談を控えている方は必見です。...

またweb会議だと各々の発言が少なくなりがちです。

参加者の意見を伺いたいときは、「○○さんはどう思われますか?」など名指しして声をかけることも意識しましょう。

【失敗事例紹介】web会議のマナーを知らないと会社をクビに?

【失敗事例紹介】web会議のマナーを知っておくべき理由
web会議は催す側も参加する側も不慣れなことが多く、たびたび進行が滞りがちです。

そのため、多少のハプニングはお互い様で、逆に場を和ませることもあります。

しかしながら、最低限のマナー…例えば身だしなみや会議に参加する場所などを守らなければ、【マナーのない人】というレッテルを貼られてしまうことも。

そうならないためにも、事前にマナーを確認して、相手に失礼のないように気を付けましょう。

極端な例になりますが、web研修でのマナーを怠ったため、内定を取り消されてしまった社員もいます。

これは内定を取り消された社員目線で書かれた記事なので、真実は分かりません。しかしながら、

  • 研修に参加するときには身だしなみに気をつける
  • カメラの位置を確認し、しっかり映るようにしておく

この2点は、web会議のマナーを身に付けていれば、会社から内定取り消しの理由として挙げられなかったはずです。

もしマナーを守れていたらこの社員の未来は、変わっていたかもしれませんね。

まとめ:web会議のマナーをチェックしてスムーズな会議をしよう

web会議のマナー6選
web会議には対面の会議とは違うマナーや注意点があります。

マナーを守ることで、相手に失礼なく円滑なコミュニケーションが取れます。

まとめ
  • デバイスやネット接続の事前チェックもweb会議のマナーの1つ
  • 相手との発言が被らないよういつもより長めに間を取るのが円滑なコミュニケーションのコツ
  • web会議では発言が少なくなりがちなので、積極的に名指しで意見を求めることも大事

web会議の機会は、今後ますます増えていくことが予想されます。

いざというときにスマートな対応ができるよう、web会議のマナーを身に付けておきましょう。

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当FPコラムサイト、店長のゆきです。ファイナンシャルプランナーの資格を活かして、カフェにいらっしゃったお客様の悩みや質問にお答えしています。
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